1. Veri Sorumlusu
İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Kobi Destek Bilişim - Çiçek Canöz (“KDB”) tarafından, kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
- Veri Sorumlusu
- Kobi Destek Bilişim - Çiçek Canöz
- Adres
- Barbaros Mah. 100. Yıl Cad. No:46/A Merkez/Çanakkale
- Telefon
- 0 286 213 45 64
- E-posta
- info@kdb.com.tr
- İnternet Siteleri
- www.kobidestekbilisim.com · www.kdb.com.tr
KDB, kişisel verilerinizi KVKK’nın 4. maddesinde yer alan; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk, doğruluk ve gerektiğinde güncellik, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ile ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uygun olarak işler.
2. Kapsam
İşbu Aydınlatma Metni; www.kobidestekbilisim.com ve www.kdb.com.tr internet sitelerimizi (“Siteler”) ziyaret eden kişileri, Siteler’deki formlar, e-posta veya telefon aracılığıyla bizimle iletişime geçen potansiyel müşterileri, müşterilerimizi ve müşterilerimizin yetkili ve çalışanlarını, iş ortaklarımızın ve tedarikçilerimizin yetkili ve çalışanlarını kapsar.
3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
İlgili kişiyle olan ilişkiye ve alınan hizmetin niteliğine göre aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilmektedir:
| Veri Kategorisi | Örnek Veriler |
|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad; unvan ve görev bilgisi; fatura düzenlenmesi için gerekli hâllerde T.C. kimlik numarası |
| İletişim | Telefon numarası, e-posta adresi, adres, firma veya işletme adı |
| Müşteri İşlem | Keşif, teklif ve sipariş bilgileri; ihtiyaç duyulan çözüm tercihi; destek talebi ve servis kayıtları; kurulum, lisans ve cihaz bilgileri (ör. lisans ve seri numaraları); hizmet ve sözleşme bilgileri; talep, şikâyet ve memnuniyet bildirimleri |
| Finans | Fatura, ödeme ve cari hesap bilgileri; banka hesap (IBAN) bilgileri |
| Hukuki İşlem | Yazışmalar, sözleşmeler, ihtarnameler ve resmî makamlarla yapılan yazışmalar |
| İşlem Güvenliği | IP adresi, log kayıtları, uzak destek oturum kayıtları (bağlantı kimliği, tarih, saat ve süre), hesap ve erişim kayıtları |
| Görsel ve İşitsel Kayıtlar | Görüşme başında bilgilendirme yapılması kaydıyla telefon görüşmelerine ait ses kayıtları |
| Pazarlama | Açık rıza veya onay verilmesi hâlinde iletişim tercihleri, kampanya katılım bilgileri ve zorunlu olmayan çerez kayıtları |
KDB, faaliyetleri kapsamında özel nitelikli kişisel verilerinizi (sağlık, biyometrik, din, dernek üyeliği ve benzeri veriler) talep etmemektedir. Formlar ve yazışmalar aracılığıyla bu nitelikte veri paylaşmamanızı rica ederiz.
4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz, aşağıdaki amaçlarla ve KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:
| İşleme Amacı | Hukuki Sebep (KVKK md. 5) |
|---|---|
| Keşif, teklif ve bilgi taleplerinin alınması, değerlendirilmesi ve yanıtlanması | Sözleşmenin kurulması (5/2-c); meşru menfaat (5/2-f) |
| Ürün ve hizmetlerin satışı, kurulumu, lisanslanması, bakım ve destek süreçlerinin yürütülmesi; sözleşme ve SLA yükümlülüklerinin ifası | Sözleşmenin kurulması veya ifası (5/2-c) |
| Uzaktan ve yerinde teknik destek sağlanması; arıza ve servis kayıtlarının tutulması | Sözleşmenin ifası (5/2-c); meşru menfaat (5/2-f) |
| Üretici, distribütör ve çözüm ortakları nezdinde lisans aktivasyonu, garanti ve servis işlemlerinin yürütülmesi | Sözleşmenin ifası (5/2-c) |
| Faturalandırma, tahsilat, finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi | Kanunlarda açıkça öngörülmesi (5/2-a); hukuki yükümlülük (5/2-ç); sözleşmenin ifası (5/2-c) |
| Barındırma, e-posta, alan adı ve bulut hizmetlerinin sunulması; yer sağlayıcı olarak trafik bilgisi saklama yükümlülüğünün yerine getirilmesi | Sözleşmenin ifası (5/2-c); kanunlarda açıkça öngörülmesi (5/2-a); hukuki yükümlülük (5/2-ç) |
| Bilgi ve işlem güvenliğinin sağlanması, Siteler’in işletilmesi ve kötüye kullanımın önlenmesi | Meşru menfaat (5/2-f); hukuki yükümlülük (5/2-ç) |
| Talep, şikâyet ve önerilerin yönetilmesi; hizmet kalitesinin ölçülmesi ve geliştirilmesi | Meşru menfaat (5/2-f) |
| Telefon görüşmelerinin, görüşme başında bilgilendirme yapılarak kayda alınması hâlinde taleplerin takibi ve hizmet kalitesinin sağlanması | Meşru menfaat (5/2-f); bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (5/2-e) |
| Yetkili kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi; denetim ve mevzuata uyum süreçlerinin yürütülmesi | Kanunlarda açıkça öngörülmesi (5/2-a); hukuki yükümlülük (5/2-ç) |
| Hukuki uyuşmazlık ve dava süreçlerinin yürütülmesi | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (5/2-e) |
| Kampanya, ürün ve etkinlik duyurularının iletilmesi; ticari elektronik ileti gönderilmesi | Açık rıza (5/1); 6563 sayılı Kanun uyarınca alınan onay |
| Zorunlu olmayan (işlevsel, analitik ve pazarlama) çerezlerin kullanılması | Açık rıza (5/1) |
5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel verileriniz; Siteler’deki keşif, teklif ve destek formları, e-posta, telefon ve santral kayıtları, uzak destek yazılımları, yüz yüze görüşmeler ve saha ziyaretleri, teklif ve sözleşmeler, faturalar, çerezler ve benzeri teknolojiler ile üretici ve iş ortaklarımızın sistemleri aracılığıyla; sözlü, yazılı veya elektronik ortamda, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır.
6. Kişisel Verilerin Aktarılması
6.1. Yurt içine aktarım: Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK’nın 8. maddesine uygun şekilde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
- lisans, garanti ve servis işlemleri için ürün ve hizmet tedarik ettiğimiz yazılım ve donanım üreticileri, distribütörler, ÖKC üreticisi ve yetkili servis ağı,
- ilgili hizmetin kurulumu ve sunulması için özel entegratörler, sanal santral işletmecileri, alan adı kayıt kuruluşları, SSL sertifika sağlayıcıları ve veri merkezi/barındırma hizmet sağlayıcıları,
- ödeme ve teslimat süreçleri için bankalar, ödeme kuruluşları ve kargo/lojistik firmaları,
- mali müşavir, hukuk danışmanı ve denetçiler,
- talep hâlinde ve mevzuat gereği yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli makamlar (ör. Gelir İdaresi Başkanlığı, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu, mahkemeler).
6.2. Yurt dışına aktarım: Hizmet aldığımız bulut, e-posta, yedekleme veya yazılım hizmet sağlayıcılarının sunucularının yurt dışında bulunması hâlinde kişisel verileriniz, KVKK’nın 9. maddesi ve ilgili ikincil mevzuatta öngörülen şartlara uygun olarak yurt dışına aktarılabilir. Bu aktarımlar, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yeterlilik kararı bulunan ülkelere yapılır ya da standart sözleşme gibi uygun güvencelerden birinin sağlanmasıyla gerçekleştirilir. Yeterlilik kararı ve uygun güvencenin bulunmadığı hâllerde aktarım, yalnızca arızi olarak ve KVKK’nın 9. maddesinde sayılan istisnalar kapsamında (ör. muhtemel riskler hakkında bilgilendirilmeniz kaydıyla açık rıza vermeniz) yapılır.
7. Saklama Süresi ve İmha
Kişisel verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri (ör. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu kapsamındaki defter ve belge saklama yükümlülükleri ile 5651 sayılı Kanun kapsamındaki trafik bilgisi saklama yükümlülükleri) ve olası uyuşmazlıklara ilişkin zamanaşımı süreleri dikkate alınarak saklanır. Bu sürelerin sona ermesiyle kişisel veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
8. Veri Güvenliği
KDB, KVKK’nın 12. maddesi uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bunlara hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri alır. Bu tedbirler; erişim yetkilerinin sınırlandırılması, güvenlik yazılımlarının kullanılması, yedekleme ve personelin gizlilik yükümlülüğüne tabi tutulması gibi uygulamaları kapsar.
9. İlgili Kişi Olarak Haklarınız
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca KDB’ye başvurarak:
- a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- d) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- e) KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- ğ) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
10. Başvuru Yöntemi
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz:
- kimliğinizi tespit edici belgelerle birlikte, ıslak imzalı dilekçe ile Barbaros Mah. 100. Yıl Cad. No:46/A Merkez/Çanakkale adresine şahsen başvurarak veya noter ya da iadeli taahhütlü posta aracılığıyla göndererek,
- güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzaladığınız başvurunuzu ya da daha önce KDB’ye bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden göndereceğiniz başvurunuzu info@kdb.com.tr adresine ileterek.
Başvurunuzda; adınız, soyadınız ve başvuru yazılı ise imzanız; T.C. vatandaşları için T.C. kimlik numaranız, yabancılar için uyruğunuz ile pasaport numaranız veya varsa kimlik numaranız; tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz; varsa bildirime esas e-posta adresiniz ve telefon numaranız ile talep konunuzun yer alması gerekir.
KDB, başvurunuzu talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâllerinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 (otuz) gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 (altmış) gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.
11. Müşterilerimizin Sistemlerindeki Kişisel Veriler
KDB; ticari yazılım ve ERP desteği, e-dönüşüm entegrasyonu, uzak destek, barındırma ve e-posta, yedekleme ve sanal santral hizmetleri kapsamında, müşterilerinin sistemlerinde bulunan ve bu müşterilerin kendi müşteri, çalışan ve iş ortaklarına ait kişisel verilere erişebilir veya bu verileri müşterileri adına işleyebilir. Bu veriler bakımından ilgili müşteri veri sorumlusu, KDB ise veri işleyen sıfatını haizdir ve söz konusu verileri yalnızca müşterinin talimatları doğrultusunda ve hizmetin gerektirdiği ölçüde işler.
Bu kapsamda işlenen kişisel verilerinize ilişkin taleplerinizi, veri sorumlusu olan ilgili işletmeye iletmeniz gerekir. KDB, talebin yanıtlanması için müşterisine gerekli desteği sağlar.
12. Güncellemeler
KDB, işbu Aydınlatma Metni’ni mevzuattaki ve veri işleme faaliyetlerindeki değişikliklere göre güncelleyebilir. Güncel metin, güncelleme tarihiyle birlikte Siteler’de yayımlanır.